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            如何用OA系統做好個人審批文件管理

            發布時間:2012-05-21  閱讀:1294次
            內容摘要:當前階段,各種文件、單據的流轉審批可能是OA系統中最重要的一項應用。據華天動力介紹,在很多中等規模的企業,每天在OA系統上審批的流程達到上百項,甚至有的大型企業達到幾百項,這些流程貫穿了企業的各種辦公、業務活動,和不同的部門、崗位、人員。

            一、問題背景

            當前階段,各種文件、單據的流轉審批可能是OA系統中最重要的一項應用。據華天動力介紹,在很多中等規模的企業,每天在OA系統上審批的流程達到上百項,甚至有的大型企業達到幾百項,這些流程貫穿了企業的各種辦公、業務活動,和不同的部門、崗位、人員。

            一般來說,職位越高的人每天審批的流程也就越多,在很多時候,審批人都需要對自己審批過的文件、單據進行查閱,典型的問題如:

            我能夠集中、隨時的查看所有經過我審批的文件和單據么?

            在我之后的審批記錄能夠看到么?

            代理人審批過的文件,我能夠看到審批記錄嗎?

            我剛剛提交審批單,卻發現有個地方需要修正,能追回重審么?

            二、解決辦法

            在傳統的辦公方式中,審批過的紙質文件是需要歸檔保存的。所以,如果審批人需要查閱審批過的文件,只能到檔案柜里面去翻找,這顯然是一件既費時、又費力的活兒。

            而在OA系統中,這件事情就變得太輕松了,因為審批人隨時、隨地都可以方便的查看自己審批過的所有文件和單據,包括代理人審批過的文件和單據。在以工作流見長的華天動力OA系統中,這項功能叫“經我審批”。

            在“經我審批”列表中,審批人可以查看所有自己審批過的表單的內容、審批狀態和審批記錄(可參見www.oa8000.com)。對于自己提交完成的審批,只要下一步審批人還沒有進行審批,就可以隨時收回重審,如下圖示:

            圖1

            在“經我審批”窗口中,華天動力OA系統提供了強大的查詢功能:

            一種方式是通過文件的主題關鍵詞、日期、審批類型、審批模板、審批狀態來查詢。

            另一種方式是“表單內容查詢”,這是一種可視化的視圖查詢方式。打開一個表單,如“業務招待費申請單”,在表單任意輸入框填寫內容,如在“招待酒店”一欄中填寫北京飯店,就可以查詢到所有涉及到北京飯店的業務招待費用單了。

            圖2

            事實上,這樣你就可以按照表單中的任意一個內容來查詢審批單了,這可是所有OA系統中獨一無二的設計。

            三、應用故事

            例會結束。

            辦公室主任劉明對信息中心主任姜程說道:“姜程,我覺得咱們OA系統上【審批流轉】這個功能里面最有用的就是【經我審批】了!

            姜程心想,【經我審批】算什么啊,很多更有用、更先進的功能你還沒用上呢。但他顯然不會那么說的,“是么,你覺得怎么有用呢?”

            “你看,在【經我審批】窗口,我能夠查看到所有自己審批過的文件,除了查看自己的審批記錄外,更關鍵的是能夠方便的看到我后面領導的審批意見,這樣就可以了解自己的想法和領導的想法是否一致,再遇到類似的事情就知道如何處理了。如果沒有OA系統,我總不能去問領導是怎么批的吧,也不能跑去跟申請人說,我看看你的申請單上領導們是怎么批的,對吧!

            姜程明白,對于辦公室主任這個角色,對領導關系是非常敏感和重視的。他說:“是啊,這個功能看起來簡單,但對你來說卻非常重要,以前不可能辦到的事情,現在只是舉手之勞!

            “是啊,這要謝謝你們呢,呵呵”

            回到座位上,姜程心想,自己的想法有失偏頗。對最終用戶來說,任何功能用得上就是好,用不上就是不好,而不是技術上的高深或則先進。而且這個功能用起來越簡單越好,看似簡單,實則不簡單,因為沒有相當的功力,是做不到化繁為簡的。想到這里,他不禁微笑了一下。


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