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            知識管理時代的EKP應用

            發布時間:2012-05-21  閱讀:1000次
            內容摘要:目前,知識管理雖然日益稱為一門顯學,但到底知識管理體現在IT層面是什么方式,仍然是“公說公有理、婆說婆有理”。
            目前,知識管理雖然日益稱為一門顯學,但到底知識管理體現在IT層面是什么方式,仍然是“公說公有理、婆說婆有理”。有人說,所謂知識管理系統不就是管管文檔而已,和文檔沒什么區別;也有人認為知識管理應該是建立在現有信息系統之上,通過信息的分析、提煉來形成決策知識,因此知識管理系統強調數據整合和分析;也有人認為類似博客、wiki、論壇等也都可以實現知識交流分享,所以知識管理系統很簡單。

              根據我們在長期的知識管理研究和實踐,發現在支撐知識管理的IT系統建設中,通常存在狹義知識管理系統和廣義知識管理系統兩個層次的概念。

              狹義上的知識管理系統指的是僅包括支撐知識沉淀、分享、學習等基本功能的系統,而不包括企業其他應用系統的關聯和整合 。而從廣義來看,知識管理系統在其建設目標、關注過程和其管理對象都有區別于狹義知識管理系統之處。

              在建設目標上,知識管理的本質就是實現“讓合適的人、在合適的場景、獲取合適的知識”,基于這個總體目標去開展建設,將能夠有效實現知識管理對信息化系統的提升,更高程度實現“信息知識化”,為實現這個目標,門戶就成為了一個必然要求。

              在所關注的過程上,廣義知識管理系統不僅僅要關注文檔類的知識沉淀分享,還應能促進企業知識沉淀、共享、學習、應用、創新一系列過程:因此在知識沉淀、共享、學習、應用和創新的各個環節,都會體現相關的知識管理專用功能。

              從管理對象來說,廣義知識管理系統不僅僅關注靜態的結構化文檔,其關注企業更廣泛的無形資產,可以主要劃分為顯性結構化知識、顯性非結構化知識及隱性知識。結構化知識如企業ERP系統中所管理的各類業務數據,非結構化知識如企業的各類文檔、協作流程、溝通機制等,隱性知識如企業各位員工所具備的業務經驗及專業技能。

              這種廣義知識管理系統可以稱為企業知識化平臺(EKP),它是對應于知識管理時代的企業核心IT應用。因為我們通過研究企業信息化的發展規律,可以把企業信息化分為如下四個階段:

              第一階段:業務操作數據化。其特征是將日常手工事務性工作轉變為機器工作的過程;關注個體的工作行為,可以提高個體的工作效率。該階段可以稱為“數據管理時代”,以MIS為應用核心。

              第二階段:業務流程信息化。其特征是通過企業的管理重組和管理創新,結合IT優勢固化業務流程;關注整個組織的流程,提升組織的效率;該階段廣泛開展流程梳理和信息化建設,例如ERP、CRM、SCM、BOSS系統建設等。該階段可以稱為“信息管理時代”,以ERP為應用核心。

              第三階段:業務管理知識化。其特征是讓合適的角色在合適的時間、合適的場景獲取合適的知識和資源,系統推動企業管理生態的建立,對環境的變化做出靈活的反應,全面提升執行力;該階段強調實現業務活動和管理活動的真正結合,以知識資產、協同、門戶等為代表。該階段可以稱為“知識管理時代”,以EKP為應用核心。

              第四階段:業務決策智能化。其特征是在企業的已有知識的基礎之上,能夠智能創造、挖掘新知識,用于業務決策、日常管理等,形成自組織、自學習、自進化的企業管理體制;該階段中,人工智能、專家系統的思想將應用在企業管理領域中,屬于未來的主流應用。

              EKP定位于知識管理時代的主流應用,類似于信息管理時代的ERP。ERP以組織的“物資”、“資金”、“生產能力”等有形資源為關注點,強調規范化、成本控制,以提升設備產能為核心目標;而EKP則以組織的“協同”、“知識”、“激情”等無形資產為關注點,強調工具化、快速應用,以提升組織產能為核心目標。

              具體來說,EKP的特點可以體現“E”、“K”、“P”這三個英文字母上!癊”代表能量,引申為組織產能,“K”代表知識管理,“P”既是門戶又一種平臺概念。

              對于組織產能“E”來說,可以用公式表示,即:組織產能=戰略績效*(協同∑(知識×激情)) 。因為,我們發現,組織產能通常和四個要素有關:一是組織內戰略目標的共識化,體現為戰略地圖、BSC和績效管理的閉環應用,讓大家首先能夠“做對事”; 二是組織內部協同的效率,核心體現為任務類協同、流程類協同和項目類協同,讓大家能夠“做快事”;三是每個個體在工作中獲取和應用知識的能力,包括面向結構化數據獲取的“數據中心”、面向非結構化顯性知識的“知識中心”和面向隱性知識的“人才中心”,讓大家能夠“做好事”;四是每個個體的工作激情,可以體現為“文化管理”、“社區管理”和“活動管理”等典型應用模式,讓大家能夠“樂做事”。在“戰略績效”、“協同”、“知識”和“激情”四要素都能得到一致性提升的情況上,往往能夠塑造出和諧的組織氣氛,組織產能也能夠充分發揮。

              對于知識管理“K”來說,會具體體現為EKP中的一系列促進知識的沉淀、共享、學習、應用和創新過程的知識管理機制,可以用PDCA循環來表示這一系列機制:

              在P(規劃)方面——首先,應能夠進行分類規劃,包括知識分類規劃、知識關聯規劃、專家分類規劃以及知識社區分類規劃等;其次,應能夠進行關鍵詞規劃以規范企業內部的關鍵詞典,應能夠進行知識文檔模板規劃以更有效實現企業內部知識標準化;再者,應能夠實現積分規則規劃,包括知識文檔積分規則以及個人、部門積分規則規劃等。

              在D(推進)方面——應提供相關的功能機制,有效推進知識的沉淀和應用,比如:催辦、發布、溝通、訂閱、收藏、點評、關聯、版本管理等。

              在C(評測)方面——應能夠根據設定的積分規則對知識文檔積分、個人及部門積分進行評價,同時應能夠對知識應用過程安全進行控制和審計。

              在A(處理)方面——應能夠對評測的結果進行排名激勵,如:員工排名、知識排名、社區排名、考試排名等;另外應能夠對一段時間內的知識沉淀和應用現狀進行統計分析,如:某段時間內相關部門的知識增長狀況、相關類別知識的增長狀況等。

              對于門戶展現“P”來說,應能夠提供對于不同知識和IT應用軟件的單一訪問入口、安全互動、一個可定制的接口、個性化的內容等等。目前業界已存在有各種門戶,不管使用何種門戶,所有門戶的基本要求都是相同的,實現以“系統功能為導向”到“以人為導向”的轉變。通過門戶方式,任何員工都可以實時地與工作團隊中的其他成員取得聯系、尋找到能夠提供幫助的專家或者快速連接到相關的門戶。

              因此,根據組織產能理論,基于知識管理思想,以及面向門戶的應用框架,可以形成如下的EKP產品架構,其采用三層體系架構,由基礎平臺層、應用服務層、展現層等構成,具體在核心應用功能層面,體現為:戰略績效類的“戰略地圖”、“BSC積分卡”、“績效管理”;組織協同類的“任務管理”、“流程管理”、“項目管理”;組織知識類的“數據中心”、“知識中心”、“人才中心”;激情類的“文化管理”、“社區管理”、“活動管理”。在這些核心功能應用基礎上,還面向不同管理和業務需求的EKP拓展應用,如OA應用、KM應用、HR應用等,并通過以人為導向的門戶管理,實現傳統以功能為導向的軟件應用到以人為導向的軟件應用的轉變。

              總結來說,EKP作為知識管理時代的主流IT 應用,具有以下區別于以往IT應用的明顯特征:

              門戶表現為形式:從“以功能為導向”到“以人為導向”的轉變,強調構建可定義、可配置、可拓展的管理支撐平臺框架,從而改變目前“人去找系統”的現狀,實現“系統找人”的全新理念。

              戰略績效為導向:通過戰略地圖、BSC和績效管理將企業、部門和個人之間的績效目標一致化,有效落實企業戰略,提升企業的目標共識和戰略執行能力。

              協同工作為手段:以“任務、流程、項目”等協同工作模型為手段,優化組織層面的協同工作,提升企業運營效率。

              知識管理為支撐:以知識管理為核心理念,建立知識和角色的關聯通道,讓合適的角色在合適的場景、合適的時間里獲取合適的知識,充分發掘和釋放人的潛能,并真正讓企業的數據、信息轉變為一種能夠指導人行為的能力。

              應用整合為拓展:通過對各類應用系統的整合,使得企業業務、數據、流程管理統一在企業門戶中展現出來,從而使得業務活動和管理活動逐步整合。

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